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壳牌管理案例-执行力从计划开始

2014-10-24 17:06:08 来源: 评论:0 点击:

执行力不是强调出来的。有的企业为了提升员工的执行力,大会小会不断强调,结果却发现,虽然员工都知道了执行力的重要性,但具体工作时仍然原地踏步,没有丝毫进步。

思想统一和诚实的工作作风仅仅是前提,真要提高执行力,还需要对每一项工作制定具体的工作计划。“计划”是提高执行力的保障,提高执行力应该从“计划”开始。“凡事预则立,不预则废。”这话说的就是计划对做事成功的重要性。在中海壳牌的几年中,我有一个很深的体会,就是“计划无处不在”。无论是公司、部门还是个人,在做每项工作时都要设定出各种计划,并将它们分解细化为一项项具体的行动。壳牌认为,计划工作是提高效率的基础。工作只有从计划开始,层层细分,才能做到工作有序,忙而不乱,执行力才能有保证。做计划是员工的一项基本训练,不仅有利于培养员工严谨细致的工作作风,也是衡量一个企业精细化管理水平高低的重要标志之一。

丰田公司的一位高管在接受中国记者采访时曾谈到:中国员工和西方员工的区别之一,就是在接到一项任务时,西方人喜欢先详细做计划,然后再去行动;中国人则喜欢立即行动,然后在行动中解决遇到的问题。这种做事风格的差异,导致了西方员工的整体工作效率高,而中国员工的整体工作效率偏低。从根本上说,正是由于中国员工喜欢变通和灵活,不太重视工作的计划性,执行过程中随意性大,所以才出现了工作混乱、效率低下的现象。

壳牌的“计划”功力,正是西式管理的佼佼者。

战略落实必须分解计划

大多数企业的战略计划制定都不会有明显的错误,之所以最后得到的结果总是不尽如人意,主要原因还是在执行上。也就是说,如果具体执行的过程,计划不能层层解码分解,不能变成一个个具体的行动,只是高层管理者的强调或者“口号”,就会被高高挂起,始终只是最高管理者的高端愿望。

在中海壳牌,全面贯彻壳牌的管理思想,最高管理者的高端愿望主要是通过公司的总体计划逐步分解到各部门的执行计划中,进而分解成各级管理者和全体员工的具体行动,落实到每项具体工作之中。这样,最高管理者的最高愿望就被充分解码,并得到充分执行。

中海壳牌的公司计划通常分为三级,分别是总体规划、计划、执行计划。总体规划是指公司的总体计划和未来几年的规划,主要由公司管理层组织制定“为什么要做”;计划是指中层部门的计划,通过分解公司的总体计划,各中层部门需组织制定“要做什么”和“由谁来做”;执行计划则是由基层部门制定出具有可操作性的计划,主要是解决“怎么做”的问题,原则是责任清晰,工作落实。

公司的工作计划,需要先分解到部门,然后才能分解到个人。壳牌在进行工作分解时通常使用工作责任分解表和矩阵等管理工具来分解责任。表的内容分为横向和纵向,其中横向为责任人及备注等内容,纵向则是具体的工作内容、目标及工作。这个表非常清晰,一目了然,便于落实责任和检查工作。

执行行动表是另一种管理工具表格,主要用来把计划最终细分。其纵向为每一项即将要做的工作,横向则为完成工作所需要的时间,包括开始时间以及完成这项工作需要的时间。最终被细化的工作计划均会显示在这个工作表中,员工只要按照表上的内容去做,工作效率就能大大提高。在具体执行的过程中,人们还会用红黄绿三种不同的颜色区分完成情况:红色表示还未开始,黄色为正在进行,绿色为已经完成。通过颜色区分,可以很好地避免丢三落四的现象,管理者也可以便利地了解下属的工作进度。

如果没有详细清晰的计划支持,分权就是一个危险的行为。许多企业的高层管理者在分权和集权之间摇摆不定,与各个环节计划的缺失有一定关系。理论上,企业高层的工作就是定战略、做决策,但实际上,许多企业的高层被一些琐碎小事包围。这就是计划的缺失。壳牌也是一个高度分权的企业,公司的最高管理层除了参与制定较大生产经营决策外,一般不太多过问具体业务,而是把更多的时间和精力放在监督、指导、发现和培养人才,为下属部门和员工创造和谐的企业气氛以及良好的工作条件和生活条件上。他们能够这么做,就是因为公司计划的分解到位。

在计划分解的过程中,每个管理岗位的权限是非常清晰的。比如年度生产销售计划由公司最高管理层审核批准;90天计划由生产部和销售部总经理共同讨论审核;30天计划由装置经理和商务部各类产品销售经理共同讨论审核及执行;每天的生产及销售情况则由每个装置的计划员和商务部的销售人员协调对接。这样,最高管理者的高端愿望(战略)也就得到了切实的贯彻和落实,取得预期的效果也就有了坚实的基础和可靠的保证。

有了计划,一切都会有条不紊。因此,注重计划的公司,通常不会有激动人心的事情出现,这其实也是成熟企业的一种重要体现。只有那些没有计划、不注重计划的公司,才会经常出现让人激动的业绩。其实,任何一个成熟的公司,都会选择合理的成长,不会出现要么狂飙猛进、要么一落千丈的现象。而所有不合理的成长现象,都反映出了计划的缺失。

制定可执行的计划

以中海壳牌为例,在做各项计划时,都要求十分精确,并尽可能地考虑周密细致,将可能出现的问题认真研究,然后制定对策。这种“先慢后快”的工作风格,在周密计划的支持下,工作起来就非常通畅,效率非常高。

在制定计划时,壳牌通常先采取“闭门造车”的方式,在办公室内做一个初步计划和方案,然后征求其他人的意见。一些较重要的计划,还要组织员工进行充分的讨论,广开言路,集思广益,再进行下一步工作的分解细化,直到把计划做得完全彻底。对于一些非常重要的计划和方案,就要下更大的工夫,分析可能出现的问题,定出各种方案,然后进行利弊分析。最终,要对倾向选择的那个计划方案做出相关的理由陈述,以供决策者客观地做出决策。

怎么才能做出可执行的计划呢?看看壳牌是怎么做的。

出差也要有计划

在壳牌,计划简直覆盖到几乎每一件事情。这也是各级管理者的基本功,是壳牌文化的一种体现。这就保证了员工的日常工作都是能够按照计划执行的,自然可执行性就提高了。在壳牌,即使是外出访问和交流,以及集体外出活动,也必须事先精心计划、周密安排。2003年,我们组团去中国石化广东茂名石化公司参观,就是一个典型的例子。

2003年4月,中海壳牌决定由开工总经理约翰·史蒂夫带队去茂名石化访问,由我来负责组织和协调这次访问的有关事宜。访问前,我的上司让我制定访问计划。由于同处广东,惠州市到茂名市之间只有500多公里的距离,我想这种访问一般比较简单,因此就简要地写了一个访问计划。没想到,计划提交上级后,他却就此提出了很多问题。经过几次修改,我的这份访问计划才算过关。

这次访问为期两天,其中一天为来回路程,一天为访问时间。整个计划中的每项内容都要事先通过电话或电子邮件多次与对方确认。详细内容包括:整个来回路程所要耗费的时间,工厂内参观路线的确认,要会见的茂名石化高层领导姓名、职务,会议经验介绍,携带的礼品档次,住宿的宾馆等等,就连进入厂区要安装汽车尾气阻火器也考虑到了。由于计划做得详细具体,访问也就十分顺利和成功,达到了预期的效果。

同样,那些需要出差、开会或者参加培训的员工,也需要事先制订计划。如果没有计划和预算,上级一般不会批准下属的申请。有一次,一位来公司不久的部门经理要求出差。当他请示上级时,上级问道:“有计划吗?有预算吗?紧急吗?”“如果没有,不要去。”由于事先没有出差计划,这位经理只好作罢。

精确预算,控制成本

没有周全的计划、精密的计算,任何企业都难以真正有效地控制成本。可以说,计划是控制成本的必须手段。企业只有处处精打细算,严格控制预算额度,才有可能减少一切不必要的开支。同时,在成本控制时学会做计划,不但为实现企业总成本的控制,从源头上提供了可靠的财务数据支持,而且有利于提高全员的成本意识,培养员工节约成本的良好习惯。

有了计划才会有预算。而只有严格控制预算,计划才能被有效体现。所以,按预算花钱,不得随意突破预算计划,是有效控制成本的第一关键。中海壳牌的员工在花钱时,遵循的就是“看菜吃饭”的原则,也就是花钱之前要考虑是否有预算,如果没有预算又没有特殊理由,那么员工是不能随意花钱的。有时也可以对预算进行一些调整,但调整只能在本部门的范围内,余地并不大。虽然这么做有时显得不够灵活,却能实现企业总体成本的有效控制。壳牌之所以如此严格地控制预算,也与它一贯坚持的财务保守性相吻合。

每年年初,壳牌的管理者和各部门都要花费一定时间和精力做年度费用预算。年度预算包括每项开支费用的内容、发生时间及支出理由等。预算做完之后要进行汇总,然后报上级审批。预算费用一旦得到批准就不能轻易更改,这样就保证了各级人员花钱时无须再经过太多的请示和汇报。由于每个管理者都知道不可能额外申请预算,所以他们就不得不在自己的预算范围内有效控制费用,使每一分钱都花在该花的地方。

财务人员在审核报销员工的开支时,会按照每笔预算对号入座地入账,对那些不在预算范围内的开支通常不予报销。如果有的部门因为种种原因造成预算花费没有完成,公司并不会对其下一年度的预算按比例扣减。所以,即使没有花完预算,中海壳牌也不会出现年底突击花钱的现象。这与一些企业形成了鲜明的对比。在一些企业,部门的年度预算通常会参考上一年的花费。结果,一些部门不得不在年底突击花完该年的预算费用,以保证下一年度的预算充足。

更严重的是,如果一个企业的年度预算总是以上年的花费为基准,就很容易出现年度预算年年高升的现象。因为人们在做预算时,大都会多做,以保证自己的部门不会在下一年度出现资金缺口。长此以往,企业的整体年度预算就必然出现虚高的现象,而且一年更比一年高。同时,资金浪费极其严重,因为许多本不该浪费掉的预算,也会被各部门在年底突击花费掉。

计划是严肃的

计划在执行中的扭曲和变形,是对公司战略的最大危害。因此,计划一旦被确定和批准,就应该具有很强的严肃性和约束力,各级人员必须严格执行,不得擅自更改。这样做看似有些古板,却能培养员工做事的计划性和严谨的工作作风,避免随意变通的工作行为。

在壳牌,只有遇到紧急情况和特殊情况才能更改计划。当然,前提是必须上报并经上级批准后才能更改。擅自更改任何计划都是不被允许的,一旦有人违反就要受到查处。例如,中海壳牌在每年春节后都要分批组织举办全体员工携家属外出度假活动,一次为期两天。2005年年初的度假计划是,第一天参观广东番禺香江野生动物园等景点,第二天参观广州市博物馆等地,下午返回惠州市住地。在返回时,几个年轻的女员工擅自更改了计划,自行去了广州市北京路购物逛街。这一行为并不在计划之内。因此,负责人只好将两辆大巴车上乘坐的人员进行调整:一辆车先回惠州,另一辆开去广州市北京路。此事后来被公司最高管理层得知,下令调查,并通过内部网络向全体员工发布信息,要求违纪人员在限定的时间内到人力资源部主动说明情况并认错,否则一旦查出将严肃处理。

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